Strategia zakupów B2B dla zakładów produkcyjnych i magazynów logistycznych

Przedsiębiorstwa zakupują surowce i materiały o różnym stopniu przetworzenia i technicznej gotowości zastosowania. 

Różnorodność asortymentu wymusza odpowiednie podejście do procesu planowania i organizacji zakupów. O tym, jak ważna rzeczą dla przedsiębiorstwa jest zaopatrzenie może świadczyć mnogość dylematów jakie firma napotyka podczas zakupów oraz decyzji, które w trakcie tego procesu musi podjąć.

Wybrane grupy przedmiotów zakupu:

• maszyny, urządzenia, części zamienne i podzespoły
• materiały powszechnego zastosowania np. materiały pakujące
• surowce i materiały wyjściowe, podlegające w danym przedsiębiorstwie przetwarzaniu w procesach aparaturowych bądź obróbczych
• półfabrykaty podlegające obróbce
• gotowe elementy kooperacyjne, montowane w wyrobach finalnych przedsiębiorstw
• paliwa stałe, płynne, gazowe, a także - energia cieplna, elektryczna i inna

Sourcingowe modele biznesowe

Kupcy coraz częściej zdają sobie sprawę z tego, że decyzje podejmowane przez dostawców usług typu „make-buy” ciągną się od prostych transakcji kupna do bardziej złożonej, strategicznej współpracy między kupującym, a dostawcą. Ważne jest, aby wykorzystali oni właściwy model biznesowy zaopatrzenia, który pasuje do każdej sytuacji kupującego-sprzedającego. W kontekście zaopatrzenia znajduje się siedem modeli: podstawowy dostawca, zatwierdzony dostawca, preferowany dostawca, model oparty na wynikach / usługach zarządzanych, model biznesowy z zastrzeżonymi prawami, model wspólnych usług i spółki kapitałowe.

• Podstawowy model dostawcy opiera się na transakcjach; zwykle ma ustaloną cenę dla poszczególnych produktów i usług, dla których istnieje wiele standardowych opcji rynkowych. Zazwyczaj te produkty lub usługi są łatwo dostępne, przy niewielkim zróżnicowaniu oferty.

• Zatwierdzony model dostawcy wykorzystuje podejście transakcyjne, w którym towary i usługi są kupowane od wstępnie zakwalifikowanych dostawców, którzy spełniają określone kryteria wydajności lub inne kryteria wyboru.

• Preferowany model dostawcy korzysta również z modelu ekonomicznego opartego na transakcjach, ale kluczową różnicą między preferowanym dostawcą, a innymi modelami opartymi na transakcjach jest to, że kupujący zdecydował się na przejście do relacji dostawcy, gdzie istnieje możliwość uwzględnienia wartości dodanej przez dostawcę dla działalności kupującego, w celu osiągnięcia celów strategicznych.

• Model oparty na wynikach (lub modelu usług zarządzanych) to zazwyczaj formalna, długoterminowa umowa dostawcy, która łączy relacyjny model kontraktowania z modelem ekonomicznym opartym na produkcji. Ma on na celu zwiększenie odpowiedzialności dostawców za umowy oparte na poziomach usług (SLA) i / lub redukcje kosztów.

• Model biznesowy oparty na pozyskiwaniu zasobów jest hybrydyczną relacją, która łączy oparty na wynikach model ekonomiczny z relacyjnym modelem kontraktowania. Firmy zawierają wysoce oparte na współpracy rozwiązania mające na celu tworzenie i dzielenie się wartością dla kupujących i dostawców, którzy wykraczają poza nie.

• Model wspólnych usług jest zwykle wewnętrzną organizacją opartą na zasadzie outsourcingu na warunkach rynkowych. Dzięki temu podejściu procesy są często scentralizowane w jednokrotne logowanie, które obciąża jednostki biznesowe lub użytkowników usługami, z których korzystają.

• Partnerstwo kapitałowe tworzy prawnie wiążący podmiot; może przybierać różne formy prawne, od zakupu dostawcy (przejęcia), poprzez utworzenie spółki zależnej, wspólne przedsięwzięcia lub zawieranie porozumień kooperacyjnych.

Cykle procesu zakupowego

Najczęściej spotykanymi ramami, określającymi realizację procesu zakupowego są:

• Identyfikacja analizy potrzeb i wymagań. Jest to wewnętrzny krok obejmujący zrozumienie celów biznesowych poprzez ustalenie krótkoterminowej strategii dla ogólnej kategorii wydatków, a następnie określenie kierunku technicznego i wymagań biznesowych.
• Analiza rynku. W momencie gdy przedsiębiorstwo zrozumie, co tak naprawdę potrzebuje, jakie ma wymagania powinna skierować swoje oczekiwania w kierunku rynku. Na tym etapie ważnym elementem jest zrozumienie na ile rynek jest konkurencyjny, jakie są trendy i co może być największą wartością do uzyskania przez przedsiębiorstwo.
• Przygotowanie budżetu projektu.
• Identyfikacja dostawców. To jest poszukiwanie partnerów, którzy mogą dostarczyć poszukiwane dobro bądź usługę.
• Zawarcie umowy o zachowaniu poufności – w szczególności w przypadku planowanych do realizacji skomplikowanych i/lub poufnych przedsięwzięć.
• Komunikacja z dostawcami. Jest to przeprowadzenie procesu Zapytania o Ofertę, negocjacji bądź renegocjacji. Realizacja procesu obecnie jest realizowana na kilka sposobów coraz częściej wykorzystując nowoczesne technologie, które dają szybszy dostęp do partnerów biznesowych.
• Analiza ofert/warunków przedstawionych przez potencjalnych partnerów biznesowych. Tutaj warto zwrócić szczególną uwagę na aspekt, który zyskuje coraz większe znaczenie w dzisiejszym świecie, mianowicie przed dokonaniem finalnego wyboru partnera/rozwiązania należy dokonać odpowiedniej oceny ryzyka, kompleksowej analizy kosztów posiadania oraz najlepszej oceny wartości.
• Negocjacje i zawieranie umów.
• Rozpoczęcie/kontynuacja współpracy operacyjnej.
• Zarządzanie (relacjami z) dostawcami. Cykliczna ocena jakości współpracy oraz jej stabilności w oparciu o przyjęte kryteria w zakresie oceny: sytuacji, finansowej, zapewnienia ciągłości działania, szeroko rozumianego bezpieczeństwa, możliwości wystąpienia innych potencjalnych ryzyk (operacyjnych, reputacyjnych).